¿Qué es la planificación?
La planificación consiste en definir cada uno de los pasos necesarios para conseguir pequeños logros hacia un objetivo mayor. La planificación permite prevenir los problemas que puedan surgir o, en su defecto, tener tiempo para resolver y superar cualquier contratiempo que surja de lo establecido.
Es un proceso de toma de decisiones para alcanzar un futuro deseado, teniendo en cuenta la situación actual y los factores internos y externos que pueden influir en la consecución de los objetivos.
Suele asociarse a un entorno laboral o empresarial, pero se reconoce que es posible aplicarla a cualquier entorno como el político, familiar, social, económico, gubernamental, educativo o cualquier otro.
En realidad, la planificación es tan sencilla como responder a las siguientes preguntas
¿Qué? ¿Cómo? ¿Quién? y ¿Cuándo?
Al final, la dificultad de este proceso viene dada siempre por el tipo de proyecto que se tenga. No es lo mismo planificar una escapada de fin de semana o una reunión familiar que poner en marcha un proyecto de ingeniería o empresarial.
El proyecto es un esfuerzo temporal para crear un producto, servicio o resultado único, y para hacerlo realidad hay que planificarlo previamente.
Hay diferentes tipos de planificación y diferentes formas de llevarla a cabo, así como muchas herramientas de planificación disponibles.
La forma correcta de planificar cualquier proyecto debe ser paso a paso. Hay que empezar por lo más importante, definir cuál es el objetivo y seguir un orden establecido. Además, es aconsejable hacerlo con tiempo, para encajar cada persona, recurso y necesidad en el lugar adecuado.
Así, el proceso de planificación es un proceso continuo, sujeto a modificaciones, y no termina hasta el mismo momento en que el proyecto llega a su fin.
Pasos para planificar un proyecto
- Definir el objetivo.
La primera pregunta que se debe hacer es: ¿qué es lo que necesitamos? La respuesta es el objetivo. Todo lo demás dependerá de su definición: tareas, plazos, costes… Por eso el proceso de planificación debe empezar por ahí.
- Establecer el alcance.
El alcance de un proyecto es todo el trabajo que se va a realizar y los recursos necesarios. Es decir, lo que es imprescindible para que se ejecute.
- Identificar los recursos, los costes y el riesgo.
Los recursos más importantes para llevar a cabo los proyectos son los recursos humanos. Todo debe incluirse en la planificación, así como los costes de cada recurso, que pueden ser fijos (alquiler de oficinas) o variables (reparación de ordenadores). Y, por supuesto, no hay que olvidar identificar los posibles riesgos durante la puesta en marcha, como, por ejemplo, la baja por enfermedad de un profesional o los fallos en el servidor.
- Estructura analítica del trabajo.
W.A.S. (Analytical Work Breakdown Structure) o EDT (Estructura de Desglose del Trabajo), es la forma de organizar el trabajo a realizar. Suelen tener la forma de un mapa conceptual en orden descendente, y abarcan desde la planificación del proyecto hasta su cierre.
- Desglose de tareas.
Todo proyecto debe poder dividirse en tareas y subtareas medibles y tangibles, con un responsable asignado que se incorpore a la planificación. En otras palabras, el desglose de tareas consiste en especificar qué hay que hacer, quién lo hace y cuándo. Cuanto más detallado mejor.
- Situar el Proyecto en el tiempo.
Se trata de incluir el Proyecto en un gráfico de barras que muestre los plazos, los responsables de cada tarea y su evolución en el tiempo.
¿Planificar para quién?
Podemos planificar proyectos para:
- Producción: Orientado a producir un bien o servicio de acuerdo a un objetivo determinado.
- Proyectos Sociales: Orientados a mejorar la calidad de vida de las personas.
- Proyectos Educativos: Para la formación de otras personas.
- Comunitarios: Dirigidos a las personas y éstas participan en el proyecto.
- Investigación: Orientado a la experimentación para la innovación.
- Personal: Orientado a objetivos personales e individuales.
En conclusión, la aplicación de la planificación y su metodología es importante para cualquier proyecto independientemente de su origen o magnitud.
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